Protéger la confidentialité des renseignements personnels est fondamental aux services Direct Travel. Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de manière responsable et uniquement aux fins de vente de nos produits et services de voyages. Nous faisons toujours preuve d’ouverture et de transparence lorsque nous manipulons des renseignements personnels. Le document ci-dessous résume nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Que sont les « renseignements personnels »?
Un « renseignement personnel » est tout renseignement concernant un individu identifiable et comprend tout ce qui a trait aux caractéristiques personnelles d’une personne (le sexe, l’âge, le revenu, l’adresse domiciliaire ou le numéro de téléphone, l’origine ethnique, le statut familial), à sa santé (antécédents médicaux, problèmes de santé, soins médicaux reçus) ou à ses activités et opinions (croyances religieuses, opinions politiques, opinions exprimées par une personne, avis ou évaluation d’une personne). Il ne faut pas confondre les renseignements personnels avec les renseignements commerciaux (l’adresse commerciale et le numéro de téléphone professionnel d’un individu), qui ne sont pas assujettis aux règlements entourant la protection des renseignements personnels. D’ailleurs, en raison de la nature des activités de l’agence de voyages, nous incluons également dans nos politiques la protection des informations financières d’un individu, y compris les données du compte chèque et de la carte de crédit.
Qui sommes-nous?
Notre agence de voyages, les services Direct Travel, est une agence qui offre une gamme complète de services et de produits de voyages provenant d’un large éventail de fournisseurs de l’industrie du voyage. C’est pourquoi nous faisons affaire avec des consultants et des tierces personnes qui peuvent, dans l’exercice de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Ces personnes incluent les compagnies aériennes, les entreprises ferroviaires, les croisiéristes, les voyagistes, les systèmes informatisés de réservation et d’autres fournisseurs offrant des produits liés aux voyages. Nous restreignons cependant, dans la mesure du possible, leur accès à tout renseignement personnel que nous détenons. Nous avons la certitude qu’ils appliqueront ces principes de confidentialité tout en respectant leurs propres principes, puisqu’ils ont également été établis en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Utilisation des renseignements personnels
Comme toutes les agences de voyages, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de répondre aux besoins de notre clientèle. Nous recueillons les renseignements personnels de nos clients principalement pour les raisons suivantes : effectuer et sécuriser des réservations, émettre des documents de transport et des bons d’échange et fournir les renseignements nécessaires aux fournisseurs pour l’achat d’un large éventail de produits de voyage et de produits touristiques. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous recueillons à ces fins : nom, adresse, numéro de téléphone, âge, renseignements sur la carte de crédit, le passeport ou le visa, fichiers témoins du site web et tout renseignement personnel nécessaire pour identifier correctement nos clients ainsi que les services auxquels ils ont droit. Nous recueillons aussi les renseignements personnels de nos employés et contractants pour veiller au respect du droit du travail, de la rémunération, des impôts et des autres activités entre l’employé et le contractant.
Protection des renseignements personnels
Nous comprenons l’importance de la protection des renseignements personnels et, pour cette raison, nous avons pris les mesures suivantes :
- Les documents papier sont constamment sous surveillance, dans un espace verrouillé ou une zone réglementée. Les documents papier sont placés dans des boîtes ou des enveloppes scellées et adressées avant d’être acheminées par des sociétés dignes de confiance vers leur destinataire.
- Les renseignements électroniques sont cryptés, dépersonnalisés ou transmis par une ligne directe.
- Le matériel électronique est constamment sous surveillance, dans un espace verrouillé ou une zone réglementée. En outre, des mots de passe sont utilisés sur tous les ordinateurs.
- Le personnel est formé pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels seulement lorsque nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions, conformément à notre politique de confidentialité.
- Les consultants et les agences externes qui ont accès à des renseignements personnels doivent conclure une entente de confidentialité avec nous ou se conformer à la LPRPDE.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous devons conserver les renseignements personnels durant une période déterminée afin d’être en mesure de répondre à vos questions concernant les services que nous vous avons rendus et aussi afin de pouvoir rendre des comptes aux organismes de réglementation externes. Nous ne souhaitons pas conserver des renseignements privés indéfiniment et, afin de protéger votre vie privée, nous conservons les dossiers de nos clients pendant trois ans. Les coordonnées de nos clients et de nos personnes-ressources sont néanmoins plus difficiles à détruire systématiquement et, pour cette raison, nous supprimons ces informations dès que possible, à partir du moment où nous pensons ne plus avoir besoin de communiquer avec vous. Cependant, si vous nous le demandez, nous retirerons immédiatement vos coordonnés de nos systèmes. Nous conservons tout renseignement personnel ayant trait à la correspondance générale avec des personnes qui ne sont pas nos clients pour les infolettres, les séminaires et les activités de marketing environ six mois après lesdites activités. De plus, nous déchiquetons les documents papier, détruisons les renseignements électroniques en les supprimant et, lorsque nous jetons le matériel, nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit. Nous pouvons aussi envoyer à nos clients une partie, voire la totalité des renseignements contenus dans nos dossiers.
Comment accéder à vos renseignements personnels
À quelques exceptions près, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Bien souvent, vous n’avez qu’à nous le demander et nous pouvons même vous aider à déterminer quels renseignements nous détenons sur vous. Nous pouvons également vous aider à comprendre toute information que vous pourriez ne pas saisir (divers formulaires de l’industrie, des termes techniques, etc.). Nous devrons toutefois confirmer votre identité si nous ne vous connaissons pas avant de vous donner accès à ces renseignements et nous nous réservons le droit d’exiger une somme minime pour de telles requêtes. En cas de litige, nous pouvons vous demander de nous adresser votre demande par écrit. Dans l’éventualité où nous ne pouvons pas vous donner accès auxdits renseignements, nous communiquerons avec vous dans un délai de 30 jours et nous vous dirons s’il est possible d’accéder à votre demande, autrement nous vous expliquerons clairement la raison de notre refus.
Si vous croyiez qu’une erreur s’est glissée dans nos données, vous avez le droit de demander une rectification. Ceci s’applique aux données factuelles et non aux avis professionnels que vous pouvez avoir émis. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de nous fournir des preuves indiquant que nos renseignements contiennent des erreurs. Si toutefois nous reconnaissons avoir commis une erreur, nous corrigerons les données erronées et nous aviserons toute personne à qui nous avons précédemment envoyé l’information. Dans l’éventualité où ne reconnaissons pas avoir commis d’erreur, nous accepterons tout de même d’inclure dans votre dossier un bref énoncé comprenant votre point de vue et nous transmettrons celui-ci à toute personne ayant précédemment reçu l’information.